Кто ставит подписи трудовой книжке. Досрочное увольнение руководителя организации

У нас был только начальник отдела кадров. На данный момент он уволился. Больше кадровиков нет. Кто должен подписывать трудовые книжки и другие кадровые документы: генеральный директор, главный бухгалтер? Если генеральный директор увольняется, кто должен внести запись в его трудовую книжку и поставить подпись? Кадрового работника нет. На сотрудников обязанность по ведению кадрового учета не возлагалась?

По общему правилу при увольнении руководителя запись в его трудовую книжку вносит сотрудник, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек. Официальных разъяснений о том, может ли руководитель сам внести запись в свою трудовую, в случае если ответственный сотрудник не назначен, нет. Поэтому до увольнения руководителю следует издать приказ и возложить обязанность по ведению трудовых книжек на одного из сотрудников.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет считается руководитель организации.*

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Иван Шкловец

2. Ситуация: Кто должен заверить записи в трудовой книжке при увольнении сотрудника, на которого была возложена обязанность по ведению трудовых книжек

По общему правилу при увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяют:

подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
печатью работодателя;
подписью самого сотрудника.*

Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек. На практике организации поступают следующим образом. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, сам заверяет внесенные в свою трудовую книжку записи: с одной стороны как представитель работодателя, а с другой стороны как физической лицо – сотрудник.

Между тем такой порядок заверения записей не вполне корректен, поскольку не позволяет работодателю проконтролировать правильность внесенных в отношении сотрудника сведений о его трудовой деятельности.* Поэтому во избежание трудовых споров записи в трудовой книжке сотрудника рекомендуется заверять подписью руководителя организации. Кроме того, в связи с увольнением сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, работодатель может назначить приказом другое ответственное лицо. В этом случае записи в трудовой книжке увольняемого сотрудника вправе заверить вновь назначенное лицо, ответственное за ведение книжек.

Иван Шкловец , заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Статья: Увольнение гендиректора

Запись в трудовой книжке

В трудовой книжке основание прекращения трудового договора (графа 3) должно соответствовать содержанию приказа.

Например, «Трудовой договор расторгнут в связи с наличием по вине руководителяпросроченной кредиторской задолженности, превышающей стоимость чистых активов, пункт 10 трудового договора от 15 марта 2010 г., пункт 3

Или «Трудовой договор прекращен в связи с принятием советом директоров ООО “Запад-Строй” решения о прекращении трудового договора от 1 сентября 2011 г., пункт 2 статьи 278 Трудового кодекса РФ».

Если организации предстоит уволить гендиректора, необходимо правильно оформить документацию и внести запись в его трудовую книжку в соответствии с установленными нормативами. Должность гендиректора может занимать один из учредителей предприятия или наемный сотрудник, который не является собственником его имущества. Поэтому частный вопрос – кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора? Рассмотрим эти и другие особенности процесса увольнения подробнее.

Внесение записей в трудовую книжку

По общему правилу гендиректор считается единственным единоличным исполнительным органом организации. Он принимает управленческие решения лично без оформления доверенности от учредителей. Соответственно, именно он выступает работодателем и отвечает за хранение трудовых книжек, а также внесение в них записей в соответствии с законодательством.

Пока организация работает, гендиректор имеет право издавать приказы по кадровым вопросам, в том числе, и в отношении себя. К примеру, он может сам себе предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск, так как именно он непосредственный руководитель организации.

Если предстоит увольнение генерального директора, запись в трудовой должна быть подписана им самим (если нет иного уполномоченного им на это лица). Это положение о работе ООО закреплено в 40 статье Закона № 14-ФЗ. День увольнения официально считается последним рабочим днем, поэтому гендиректор имеет полное право действовать как руководитель организации, поскольку он является работодателем. Он самостоятельно заверяет запись в трудовой книжке подписью.

Запись в книжке также может быть заверена собственником общества – единственным учредителем или одним из них. Если с гендиректором заключают трудовой договор, его также подписывает одним из учредителей, действующим по поручению всех создателей общества.

Общие правила оформления

Нередко возникает вопрос о том, как уволить генерального директора. С записью в трудовой сложности возникают, так как в законодательстве не сделано исключений для руководителей организаций. Все документы кадрового учета в их отношении оформляют, как и для обычных сотрудников.

При увольнении в трудовой книжке должна быть отражена его причина. Перечислим наиболее распространенные формулировки:

по собственному желанию;
в связи с принятием решения собранием акционеров;
в связи с прекращением деятельности организации;
по основанию, предусмотренному п. 3 ст. 278 Трудового кодекса (обычно эту норму используют, если гендиректора увольняют из-за ненадлежащего исполнения обязанностей).

В частности, в ст. 278 прописано, что трудовым договор может быть расторгнут из-за оснований, закрепленных им же. То есть, если учредители заключили договор с руководителем, и он не справился с выполнением возложенных на него обязанностей, в трудовой книжке должно быть указано увольнение именно по этой статье Трудового кодекса.

Особенности увольнения гендиректора

Правильно оформить запись об увольнении генерального директора – не единственная задача учредителей ООО, которым предстоит сменить руководителя. Общество должно также:

провести собрание и подготовить решение о смене руководителя;
данные о смене исполнительного органа общества должны быть переданы в налоговую инспекцию в установленные сроки.

В день увольнения с бывшим руководителем предприятия должен быть проведен полный расчет. Он получает причитающиеся пособия

Вопрос: На первой странице (титульном листе) трудовой книжки должна быть проставлена подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В форме трудовой книжки указано, что подпись должна быть проставлена разборчиво. Означает ли это, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.)?
Ответ: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Пунктом 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, указано, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Форма трудовой книжки, утвержденная указанным Постановлением Правительства РФ, предусматривает, что на первой странице (титульном листе) трудовой книжки после подписи владельца книжки должна быть указана подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).
Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Нормативными правовыми актами в области труда не раскрывается, что означает "указание подписи разборчиво".
При этом форма трудовой книжки не содержит указаний на то, что именно при проставлении подписи лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, нужно разборчиво указывать (только фамилию или фамилию, имя и отчество).
Подобное указание, например, содержалось на странице 2 формы N 025/у "Медицинская карта амбулаторного больного", утвержденной Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030 (утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 N 750).
По нашему мнению, указание "разборчиво" не означает, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.).
Представляется, что данное указание означает требование о том, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, можно было идентифицировать. С учетом этого при заполнении поля "Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек" можно по аналогии руководствоваться п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", согласно которому в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке - в данном случае полное); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
В то же время ответственность за несоблюдение требований п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 при заполнении поля "Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек" не предусматривается.
Отметим: требование о том, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, можно было идентифицировать, может быть соблюдено, в частности, когда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, указывает полностью свою фамилию и инициалы имени и отчества, раздельно и без объединения.
Л.Л.Горшкова
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
01.03.2010

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в организации отсутствует лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, эти обязанности выполняет руководитель организации. Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно.

Обоснование вывода:
Часть третья ТК РФ предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у этого работодателя является для работника основной.
Порядок заполнения трудовых книжек урегулирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
Согласно п. 35 Правил все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.
Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).
Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации. Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об его увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Наумчик Иван

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования - по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Этот вопрос решается в зависимости от установленного в отношении генерального директора порядка ведения его трудовой книжки. В некоторых случаях коллегиальный орган, принимая решение о назначении на должность генерального директора, оговаривает в трудовом договоре или в решении порядок ведения трудовой книжки этого должностного лица. Такой регламент может быть установлен и решением о прекращении полномочий генерального директора. Если собранием собственников принято решение о том, что трудовой договор с руководителем подписывает кто-то из учредителей, запись в трудовой книжке при увольнении также может быть подписана уполномоченным на это учредителем.

2. В случае смены собственника

Как заверять копию трудовой книжки

Если работник трудится на двух должностях в разных организациях, ему необходимо взять с дополнительного места работы копию приказа о приеме на работу, подписанного директором предприятия, трудовой договор или справку на фирменном бланке, свидетельствующую о том, что сотрудник действительно работает в данной компании.

В настоящее время нередко встречаются ситуации, когда работники трудятся на двух и более должностях. Обычно на основном месте работы сотрудник оформлен по трудовой книжке, а на дополнительном – по трудовому договору. Трудовым законодательством разрешено делать запись о совмещении в трудовой книжке.

Где и как правильно снять, подписать и заверить копию трудовой книжки

Все копированные листы в последовательном порядке должны быть прошиты вместе, а место сшивки заклеено небольшим листом бумаги, на котором отмечается количество листов и пишется фраза: «всего пронумеровано и прошнуровано». Ниже записываются инициалы и фамилия человека, подписывающего документ. Обратите внимание на то, как правильно подписывать копию трудовой книжки, и перепроверьте наличие всех подписей.

Заверка копии производится в отделе кадров фирмы или компании, где работает сотрудник. При отсутствии в организации такового отдела, копия трудовой заверяется человеком, ответственным за персонифицированный учет сотрудников, например, главным бухгалтером. Также заверка может быть сделана самим директором или руководителем организации.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц , а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Трудовая книжка

В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Сложнее после оформления в трудовой книжке записи об увольнении изменить другие записи, находящиеся внутри блока записей о работе у конкретного работодателя (о приеме, переводе, неточности дат, названия должности, профессии, специальности и другие), поскольку заверение их подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (кадровой службы) не предусмотрено и официальных разъяснений на этот счет нет.

Увольнение генерального директора: кто подписывает трудовую книжку

В том случае, когда генеральный директор увольняется по собственной инициативе , в графе 3 необходимо дать ссылку на статью 80 ТК РФ, а если увольнение происходит по соглашению сторон - на статью 78 ТК РФ. В некоторых случаях причина для увольнения руководителя может быть предусмотрена трудовым договором. В этом случае в графе 3 должна быть ссылка на соответствующий пункт этого документа. Образец оформления записи об увольнении генерального директора предприятия по основанию, которое предусмотрено трудовым договором, представлен ниже.

2. В случае смены собственника , т.е. передачи права собственности на имущество предприятия третьим лицам. При этом следует учитывать, что сменой собственника не является смена участников или акционеров общества, а также реорганизация, в результате которой к компании присоединяется или выделяется новая организация. А вот реорганизация, проведенная в форме слияния, преобразования или разделения под это определение подпадает. В случае смены собственника увольнение руководителя компании производится на основании пункта 4 части 1 статьи 81 ТК РФ, пункта 6 статьи 77 ТК РФ или статьи 75 ТК РФ. Образец записи в трудовую книжку, вносимой в случае увольнения руководителя организации в связи со сменой собственника ее имущества представлен ниже.

Трудовые книжки: продолжаем тему

— наличие в трудовой книжке недействительной записи, связанной с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (пункт 22);

В соответствии с пунктом 2.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Главный бухгалтер имеющий право заверять трудовую книжку

Кстати, на сайте ФМС не написано что нужно иметь ксерокопию, там написано что нужно иметь сами докменты (паспорт, военник) . В принципе ничего более они требовать не имеют права, но в нашей стране чудес они с лёгкостью в открытую взвалили печать ксерокопий на граждан.
И ещё — не забудьте квитанцию об оплате гос. пошлины.

Вынести вопрос на собрание участников, можно созвать внеочередное, о досрочном прекращении полномочий исполнительного органа, основание посмотрите в уставе или в Законе об ООО, т.к. он может в суде оспорить. И сразу же можно поставить вопрос о назначении ногового директора. Отражаете все в протоколе собрания и регистрируете в налоговой. Удачи!

Конференция ЮрКлуба

Я, ААА, с 01.11.2009 г. работал в ООО на должности заместителя директора, трудовой договор и договор материальной ответственности работодатель со мной надлежащим образом не оформлял (т.е. в письменном виде я ничего не подписывал), с приказом о принятии на работу, правилами внутреннего трудового распорядка не ознакамливал.

Трудовй договор есть, его предостовляли в прокуратуру но с моей стороны он не подписан, приказ есть но с моей стороны он тоже не подписан, потому что все это не предоставили на подпись!зарплата белая. Ты читать умеешь? Есть выписка из банка по зарплатной карте от этого ООО!Исковое мне не вернут, потому что оно в суде, и принято к производству! Ты меня улыбнул конечно и остальные посты в других темах:-))) Чудо в перьях:-)))

05 Авг 2018 90